Que doit contenir votre dossier individuel ?
Votre dossier individuel ou administratif se compose des documents relatifs à votre carrière, à vos formations, à votre aptitude physique, à votre notation ainsi que des courriers et notes diverses (attestation de scolarité des enfants, changements de résidence, demandes d’autorisations d’absences, rapports de la hiérarchie…).
Ne doivent pas figurer au dossier individuel :
-Toute pièce ou document faisant état des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuse ou philosophiques,
-Une sanction disciplinaire amnistiée (la sanction est retirée du dossier mais les rapports relatant les faits qui l’ont motivée continuent à figurer dans le dossier) ou un avertissement.
Qui peut consulter votre dossier ?
Vous-même
Vous avez le droit de consulter l’intégralité de votre dossier, à tout moment et notamment lors d’une sanction disciplinaire, même s’il s’agit d’une sanction du premier groupe sans saisine du conseil de discipline ou lorsque l’administration envisage de prendre une mesure en considération de sa personne.
Vous devez faire une demande écrite auprès du Centre d’Action Sociale de la Ville de Paris - Direction des Ressources Humaines – 5 boulevard Diderot 75012 Paris.
Lors de cette consultation vous pouvez faire des photocopies des pièces de votre dossier.
Aussi vous pouvez vous faire accompagner par une ou plusieurs personnes de votre choix.
Après consultation, une prise de connaissance du dossier devra être émargée et datée sur laquelle mention sera également portée d’une éventuelle délivrance de photocopies. Cette pièce figurera, ainsi que votre demande.
Les représentants du personnel qui siègent dans la Commission Administrative Paritaire ou en Conseil de Discipline
-Les représentants du personnel ont droit à la communication du dossier individuel d’un collègue quand son cas doit être étudié dans une commission administrative paritaire ou un conseil de discipline dont ils sont membres et pour lequel ils siègeront. Cette communication peut intervenir, même en l’absence de votre accord.
-Ils peuvent accompagner un collègue lors de la prise de connaissance de son dossier.
-Ils sont soumis à l’obligation de discrétion professionnelle pour tous les faits et documents dont ils ont eu connaissance dans l’exercice de leurs fonctions
Les Tiers
Ils ont accès au dossier individuel d’un agent s’ils ont reçu une autorisation écrite expresse de l’agent lui-même. Il peut s’agir notamment d’un avocat, d’un délégué syndical ou d’un représentant du personnel qui ne siège pas dans la commission administrative paritaire compétente.
